Titelbild Zwei Personen bei der Büroarbeit

Den Arbeitsablauf meistern durch Selbstorganisation


Noch fünf Minuten. Vier Minuten. Drei … zwei … eine Minute. Feierabend! Doch gerade als ihr euren Rechner oder euer Laptop ausschaltet, fällt es euch ein: Ihr habt vergessen, auf eine wichtige Email zu antworten. Oder ist bei eurer Arbeit heute gleich ein gesamtes Projekt aus Versehen unter den Tisch gefallen?

Wenn euch das häufiger passiert, solltet ihr an eurer Selbstorganisation arbeiten! Damit ist es nämlich ähnlich wie mit dem Lernen eines Instruments: Sich in einem Buch oder online schlau zu machen, reicht meist nicht aus. Um eure Arbeitsabläufe gut zu strukturieren, braucht ihr gewisse Vorgaben, müsst diese einüben, regelmäßig hinterfragen und optimieren.

Selbstorganisation in 5 Schritten lernen


Eine beliebte Methode für ein verbessertes Zeitmanagement heißt ALPEN. Hierbei handelt es sich um eine vergleichsweise einfache, aber dennoch sehr effektive Art, seinen Tagesablauf zu planen. Jeder Buchstabe steht für eine Handlung:

A = Aufgaben aufschreiben
L = Länge einschätzen
P = Pufferzeit einplanen
E = Entscheidungen priorisieren
N = Nachkontrollieren

Per Hand eine Aufgabenliste in ein Notizbuch schreiben

  • Aufgaben aufschreiben: Gerade seit es sie auch digital gibt, erfreuen sich To-Do-Listen großer Beliebtheit. Was müsst ihr alles erledigen? Welche Termine stehen an? Hier habt ihr alles im Blick, die Selbstorganisation gelingt wie von alleine! Wer die analoge Version vorzieht, kann sich die wichtigsten Aufgaben des Tages natürlich auch so aufschreiben, z. B. aufs Whiteboard.
  • Länge einschätzen: Nur wer weiß, wie lange eine Aufgabe dauert, kann einschätzen, wie viel Restzeit ihm an dem Tag/in der Woche realistisch für andere Aufgaben bleibt. Setzt euch (Zwischen-)Deadlines.

  • Pufferzeit einplanen: Es muss gar nicht an euch liegen, dass Timings nicht eingehalten werden können. Oft kommen auch Dinge dazwischen, die vorher nicht absehbar waren. Optimalerweise verplant ihr nur 60 % eurer Arbeitszeit und lasst von vorneherein 40 % als Puffer offen.

  • Entscheidungen priorisieren: Hier müsst ihr realistisch einschätzen, weche Aufgaben Priorität haben. Was muss sofort erledigt werden? Was kann warten? Welche Aufgaben könnt ihr weiterdelegieren?
Personen arbeiten auf dem Fußboden

  • Nachkontrollieren: Wenn ihr euch an die vier Punkte vorab haltet, habt ihr schon einiges erreicht. Das ist aber nur die halbe Miete! Nach getaner Arbeit solltet ihr eure Selbstorganisation prüfen. Waren eure Einschätzungen realistisch? Wo hat es gehakt und warum? Was könnt ihr demnächst besser machen, damit euer Zeitmanagement realistischer wird?

Gewohnheiten im Arbeitsalltag ändern


Vielleicht fällt euch bei der Auswertung eurer Selbstorganisation auf, dass es besser wäre, Timings, die ihr selbst eingeschätzt habt, zunächst mit anderen - für die Aufgaben Verantwortlichen - abzustimmen? Arbeitet ihr zum Beispiel mit Kreativen zusammen, können diese oft viel besser abschätzen, wie lange eine Aufgabe dauert. Oder ihr merkt, dass Arbeitsabläufe in eurem Team generell besser strukturiert sein könnten? Dann sprecht dies direkt an und entwickelt gemeinsam Strukturen, die für euch alle passend sind. Vielleicht habt ihr euch auch immer wieder selbst dabei ertappt, dass ihr bei der Priorisierung den Fokus verloren habt? Dann arbeitet daran! Ermahnt euch immer wieder selbst, wenn ihr merkt, dass kleinere Aufgaben euch von der eigentlichen Aufgabe abhalten.

Das sind nur ein paar Beispiele! Vielleicht findet ihr bei eurer Selbstorganisation ganz andere "Kritikpunkte". Dass ihr diese identifiziert, ist der erste Schritt. Fragt euch, wie ihr sie verbessern könnt und übt Veränderungen so lange ein, bis sie sitzen und wie von selbst kommen.

Tools und Tricks zur Beobachtung des eigenen Verhaltens


Wenn ihr eh mit Microsoft Outlook arbeitet, habt ihr bereits beste Rahmenbedingungen, um strukturiert zu arbeiten und euer Zeitmanagement zu optimieren. Denn Outlook kann weit mehr, als euch nur die elektronische Post zuzustellen. Den Kalender nutzt ihr bestimmt bereits. Lasst euch an die wichtigsten Aufgaben und Termine erinnern. Kennt ihr Lync? Das bei Outlook integrierte Programm könnt ihr als Telefonersatz, zum Chat oder für Online Meetings nutzen. Auch Evernote für Notizen lässt sich integrieren. Darüber hinaus gibt es jede Menge Tools wie Todoist oder Getting Things Done, mit denen ihr all eure Aufgaben erfassen und euch besser organisieren könnt. Erinnert euch selbst an Deadlines und sorgt dafür, dass sich regelmäßige Arbeitsabläufe automatisch einspielen. Diese Tools zur Terminorganisation könnten euch auch interessieren.

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