leerer Schreibtisch

Status Quo: Das papierlose Büro

Online-Befragungen des Fraunhofer Instituts belegen es schwarz auf weiß: Papier verliert im Büro an Bedeutung und die Digitalisierung hält Einzug. Für viele Tätigkeiten sind keine Ausdrucke mehr erforderlich. Die meisten Texte entstehen am Computer, auf dem Handy oder Tablet. Viele Dateien senden wir seit Jahren lieber digital, statt sie ausgedruckt von A nach B zu bringen. Die Prognose: Bis 2048 soll es in Unternehmen kaum noch Papier geben.

 

Das hat klare Vorteile:

 

  • Die Umwelt sagt Danke! 
  • Und auch das Portemonnaie. Weniger Papier wird verbraucht, weniger Toner und Strom, ...
  • Die Kommunikation wird direkter, einfacher und schneller. 
  • Arbeiten wird effizienter. Statt etwas vom Rechner zum Drucker zu schicken und das Ausgedruckte weiterzureichen, reicht ein Mausklick aus. 
  • Ordnung halten wird einfacher, denn es liegt nicht überall Papier rum. Dateien werden digital abgelegt, sind leicht zu finden und von überall aus abrufbar.
volle Schreibtische

Aber die Realität ...


Wie sieht die Realität in einem deutschen Durchschnittsbüro aus? Da ist vom papierlosen Büro nur wenig zu sehen. Hinter den Schreibtischen reihen sich Schränke aneinander – bis obenhin voll mit Rechnungen, Verträgen und sonstigen Schriftstücken, die unbedingt aufgehoben werden sollen. Papierstapel auf den Schreibtischen und in den Ablagefächern, voll geschriebene Notizbücher ... Ein Zustand, den wohl fast jeder kennt. Ist das papierlose Büro also nur ein Zukunftstraum oder tatsächlich eine Wunschvorstellung, die bald Realität werden kann?

Es gibt das papierlose Büro bereits 


Zum Beispiel macht es die niederländische IT-Firma Decos vor: Sie verzichtet seit 2011 (fast) komplett auf Papier. Zuletzt wurde sogar das Klopapier abgeschafft und durch eine aus dem asiatischen Raum bekannte Wasserspülung ersetzt. Für uns Europäer eine eher ungewohnte Vorstellung ... Aber zurück zum Thema: Das einzige Schriftstück, das Decos überhaupt noch per Post erhält, kommt einmal im Jahr vom Finanzamt. Drucker und Kopierer gibt es nicht mehr, alle Dokumente werden digital bearbeitet, gespeichert und archiviert. Um ganz einfach von zu Hause oder unterwegs arbeiten zu können, werden die Daten und Dokumente auf Servern in der Cloud abgespeichert. Auch bei der Wahl der Geschäftspartner und Dienstleister ist es für Decos Grundvoraussetzung, dass alles digital ablaufen kann. 

Aber ist es wirklich möglich und sinnvoll, so ein Arbeitsmodell beliebig zu adaptieren? Wie viel Sinn macht es, Papier komplett aus dem Büro zu verbannen?

Ganz ohne Papier wollen viele nicht


Im Zuge der Digitalisierung wird auch in Deutschland nach und nach immer digitaler gearbeitet. Ein Großteil des Papierkrams fällt heute nicht mehr an, da Dokumente am Rechner erstellt und per Mail mit digitaler Signatur rechtskräftig übermittelt werden können. Gab es anfangs noch Kritik, ob wirklich alles sicher ist, so ist die Technik jetzt weitaus besser vor Hackerangriffen oder ähnlichem geschützt, als noch vor ein paar Jahren.

In einigen Bereichen fällt es uns jedoch nach wie vor schwer, keinen Stift mehr in die Hand zu nehmen:

  • Notizen sind so ein Fall. Viele Menschen ziehen schriftliche Notizen den im Meeting am Notebook mitgeschriebenen vor oder bevorzugen schlichtweg die Haptik des Papiers. Dies wird wohl auch erstmal so bleiben. 
  • Korrekturen fallen vielen leichter, sehen sie diese auf ausgedrucktem Papier. 
  • Beim Brainstorming kommen gute Ideen schneller, können wir diese aufschreiben. Natürlich bieten hier auch Whiteboard oder Flipchart optimale Lösungen. Zudem sind sowohl Whiteboard wie Flipchart vielseitig einsetzbar.

Bis das papierlose Büro Realität wird, liegt noch ein weiter Weg vor uns. In viele Bereichen macht es bestimmt schon jetzt Sinn, auf Papier zu verzichten! In anderen Bereichen bleibt abzuwarten, wie unsere Gewohnheiten sich ändern lassen.