Titelbild Zwei Personen bei der Büroarbeit

Dominar el proceso de trabajo a través de la autoorganización

Cinco minutos restantes. Cuatro minutos. Tres ... dos ... un minuto. La hora de cierre! Pero al igual que apaga su computadora o computadora portátil, me viene a la mente: olvidó responder a un correo electrónico importante. ¿O ha caído accidentalmente todo su trabajo en el camino?

Si esto le sucede con más frecuencia, ¡debería trabajar en su autoorganización! Esto es similar a aprender un instrumento: ser inteligente en un libro o en línea no suele ser suficiente. Para estructurar bien sus procesos de trabajo, necesita ciertas pautas, debe practicarlas, hacer preguntas regularmente y optimizarlas.

Aprenda la autoorganización en 5 pasos

Un método popular para mejorar la gestión del tiempo se llama ALPINE. Esta es una manera relativamente simple pero muy efectiva de planificar su rutina diaria. Cada letra representa una acción:

A = escribir tareas
L = estimar la longitud
P = programar el tiempo de búfer
E = priorizar las decisiones
N = seguimiento

Per Hand eine Aufgabenliste in ein Notizbuch schreiben

  • Escriba las tareas: solo porque son digitales, las listas de tareas disfrutan de gran popularidad. ¿Qué tienes que hacer todo? ¿Qué fechas están encendidas? ¡Aquí tiene todo a la vista, la autoorganización tiene éxito como si fuera solo! Si prefiere la versión analógica, también puede escribir las tareas más importantes del día. B. en la pizarra.
  • Duración estimada: solo aquellos que saben cuánto tiempo dura una tarea pueden estimar cuánto tiempo pasarán siendo realistas en otras tareas ese día / semana. Establezca fechas límite (intermedias).

  • Programe el tiempo del buffer: no tiene que depender de usted que los tiempos no se puedan cumplir. A menudo las cosas se encuentran en el medio, que antes no eran previsibles. De manera óptima, solo planifica el 60% de su tiempo de trabajo y deja el 40% como un búfer abierto desde el principio.
  • Dé prioridad a las decisiones: aquí debe evaluar de manera realista qué tareas tienen prioridad. ¿Qué debe hacerse de inmediato? ¿Qué puede esperar? ¿Qué tareas puedes delegar?
Personen arbeiten auf dem Fußboden

  • Seguimiento: si mantienes los cuatro puntos por adelantado, ya has logrado algo. ¡Pero eso es solo la mitad de la batalla! Después del trabajo, debe verificar su autoorganización. ¿Sus evaluaciones eran realistas? ¿Dónde estaba enganchado y por qué? ¿Qué puedes hacer mejor en el futuro cercano para que tu gestión del tiempo sea más realista?

Cambiando hábitos en la vida laboral diaria

Tal vez, en la evaluación de su autoorganización, se dé cuenta de que sería mejor sincronizar los tiempos estimados con otros que son responsables de las tareas. Por ejemplo, si trabaja con creatividades, a menudo pueden estimar mejor cuánto dura una tarea. ¿O te das cuenta de que los flujos de trabajo en tu equipo en general podrían estar mejor estructurados? Luego aborde esto directamente y desarrolle estructuras comunes que sean adecuadas para todos ustedes. ¿Tal vez siempre te has encontrado perdiendo tu enfoque en la priorización? ¡Entonces trabaja en eso! Recuérdese a sí mismo una y otra vez cuando se dé cuenta de que las tareas más pequeñas lo alejan de la tarea real.

¡Estos son solo algunos ejemplos! Tal vez encuentre en su autoorganización "críticas" bastante diferentes. Que los identifiques es el primer paso. Pregúntese cómo puede mejorarlos y practicar el cambio hasta que se sienten y actúen por su propia cuenta.

Herramientas y trucos para observar el propio comportamiento

Si ya está utilizando Microsoft Outlook, ya tiene el mejor marco para trabajar de una manera estructurada y optimizar su administración del tiempo. Porque Outlook puede hacer mucho más que solo enviarle el correo electrónico. Ya estás usando el calendario. Recordemos las tareas y citas más importantes. ¿Conoces a Lync? Puede usar el programa integrado con Outlook como reemplazo telefónico, para chat o para reuniones en línea. También se puede integrar Evernote para notas. Además, hay un montón de herramientas como Todoist o Getting Things Done, con el que puede capturar todas sus tareas y organizar mejor a sí mismos. Recuérdate los plazos y asegúrate de que los procesos de trabajo regulares sean automáticos. También podría estar interesado en estas herramientas de programación.