Ab dem 25. Mai 2018 gilt die DSGVO – die neue Datenschutzgrundverordnung, die europaweit den Umgang mit Daten regelt. Doch eigentlich ist Datenschutz nichts Neues für Unternehmen. Bereits vor der DSGVO galt das deutsche Bundesdatenschutzgesetz BDSG, das Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten enthielt. Das BDSG wurde nun an die Vorgaben der DSGVO angepasst, bisherige Vorschriften erweitert und neue Vorgaben hinzugefügt. Wir fassen einige der wichtigsten Punkte zum Thema Datenschutz zusammen – denn die maximale Datensicherheit ist unser Anliegen.
Jedes Unternehmen muss jederzeit die Kontrolle und Selbstbestimmung über die firmeneigenen Daten haben – und genauso sensibel mit den Daten von Kunden und Geschäftspartnern umgehen. Im Falle eines Datenverlusts oder sogar Datendiebstahls drohen ernsthafte rechtliche und wirtschaftliche Konsequenzen. Diesen muss wirkungsvoll vorgebeugt werden – sowohl durch gesetzeskonforme interne Vorschriften und Verhaltensregeln als auch durch eine entsprechende technische Ausstattung. Bei letzterer spielt jedoch nicht nur die zeitgemäße IT-Sicherheitstechnik eine Rolle, die Angriffe von Hackern abwehrt. Auch die Ausstattung mit leistungsfähigen Aktenvernichtern, die neben Papier auch Datenträger wie zum Beispiel CDs oder Kredit- und Chipkarten sicher vernichten, ist entscheidend für den sicheren betrieblichen Datenschutz.
Unternehmen mit mehr als neun Angestellten müssen einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernennen. Kleinere Unternehmen sollten prüfen, ob sie sonstige Voraussetzungen erfüllen, die einen eigenen Datenschutzbeauftragten notwendig machen. In jedem Fall ist eine individuelle betriebs- und datenschutzrechtliche Fachberatung zu den Änderungen, die mit der DSGVO einhergehen, dringend zu empfehlen.
In Unternehmen sollte nicht nur der Zugang zum Gebäude bzw. zu den Unternehmensräumen gesichert sein, auch die Regelung des internen Zugangs zu bestimmten Bereichen gehört zu einem zeitgemäßen Sicherheitskonzept. Verschließbare Aktenschränke und gesicherte Archivräume zum Beispiel begrenzen den Zugriff auf sensible Daten wirkungsvoll – wenn auch der Zugang zu den Schlüsseln klar geregelt und im Büroalltag sicher gestaltet wird. Auch hier helfen externe Beratungsunternehmen bei der Entwicklung eines individuellen Konzepts für den internen Datenzugriff, inklusiver der dafür notwendigen Büroausstattung.
Zu dieser gehören unbedingt auch Aktenvernichter, die den firmeneigenen Bedarf an Sicherheit zuverlässig abdecken. Dahle bietet dafür ein vielfältiges Sortiment an Geräten, das sämtliche Vorgaben und Anforderungen an sichere Datenvernichtung abdeckt. Bei der Auswahl des passenden Aktenvernichters sollte sich immer am Schutzbedarf der zu vernichtenden Daten orientiert werden. Je höher der Schutzbedarf der Daten ist, desto kleiner muss die Partikelgröße der zu vernichtenden Daten sein. Mehr zum Thema Schutzklassen und Sicherheitsstufen kann im nächsten Absatz nachgelesen werden. Mithilfe des Aktenvernichter-Konfigurators ist die Wahl des passenden Aktenvernichters übrigens ganz einfach.
Gedruckte Unterlagen sind immer noch die gängigste Dokumenten-Form in Unternehmen. Für die sichere Vernichtung dieser Unterlagen definiert die DIN 66399 drei Schutzklassen, die sich nach dem Schutzbedarf der Daten richten:
Je nach Schutzklasse ist nach DIN 66399 vorgeschrieben, mit welcher Sicherheitsstufe die Daten zerkleinert werden müssen, um den Datenschutz zu gewährleisten und zu verhindern, dass Daten wiederhergestellt werden können. Aktenvernichter sollten für die Vernichtung von Daten auf verschiedenen Datenträgern optimiert werden. Zu Datenträgern werden neben Papier auch Mikrofilme, Folien, CDs/DVDs, ID-Karten, magnetische Datenträger und Chipkarten gezählt.
P-1 allgemeine Daten/ Reproduktion mit Zeitaufwand möglich
P-2 interne Daten/ Reproduktion mit besonderem Zeitaufwand möglich
P-3 sensibel, vertraulich, personenbezogen / Reproduktion mit erheblichem Aufwand möglich
P-4 besonders sensibel / Reproduktion nur mit Spezialausrüstung
P-5 geheim zu haltende Inhalte / Reproduktion unwahrscheinlich
P-6 geheim zu haltende Daten mit hohen Sicherheitsvorkehrungen / Reproduktion unmöglich
P-7 streng geheime Daten /Reproduktion unmöglich
Es ist ratsam, sich trotz aller im Unternehmen implementierten Datenschutzmaßnahmen auch auf den Fall eines Datenlecks oder -diebstahls vorzubereiten. Denn bei der Offenlegung personenbezogener Daten drohen dem Unternehmen nach der DSGVO sehr hohe Bußgelder. Wichtig ist vor allem die Meldung der Datenschutzvorfälle an die zuständigen Behörden innerhalb von 72 Stunden. Dafür sollten die internen Verantwortlichkeiten schon grundsätzlich geklärt sein, damit es keine unnötigen Verzögerungen gibt. Auch hier sollten sich Unternehmen rechtzeitig und ausführlich beraten lassen, um ein lückenloses Sicherheitskonzept vorweisen zu können.
Dank German Engineering by Dahle bieten unsere Aktenvernichter optimale und langlebige Qualität sowie zuverlässige Sicherheit nach DIN 66399. Zunächst wird der individuelle Bedarf an Sicherheitsstufe und Leistung definiert und anschließend das passende Gerät aus unserem Sortiment ausgewählt. Zusätzlich bieten die Aktenvernichter mit DAHLE CleanTEC® auch Schutz vor Feinstaub, was je nach Aufstellungsort wesentlich zu einer gesünderen Arbeitsatmosphäre im Büro beitragen kann.
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