Titelbild Zwei Personen bei der Büroarbeit

Osvojení pracovního procesu prostřednictvím sebeorganizace

Zbývalo pět minut. Čtyři minuty. Tři ... dvě ... jedna minuta. Zavírací dobou! Ale stejně, jak vypnete počítač nebo notebook, přijde na mysl: zapomněli jste odpovědět na důležitý e-mail. Nebo jste nechali celou práci nechtěně spadnout stranou?

Pokud se vám to stane častěji, měli byste pracovat na vlastní organizaci! To je podobné učení nástroje: získávání chytrých informací v knize nebo online není obvykle dost. Abyste strukturalizovali své pracovní procesy dobře, potřebujete určité pokyny, musíte je praktikovat, pravidelně je klást otázky a optimalizovat.

Učte se o sebeorganizaci v 5 krocích

Oblíbená metoda pro zdokonalené řízení času se nazývá ALPINE. Jedná se o relativně jednoduchý, ale velmi účinný způsob, jak naplánovat každodenní rutinu. Každé písmeno představuje akci:

A = úkoly zápisu
L = odhad délky
P = čas vyrovnávací paměti
E = upřednostňuje rozhodnutí
N = sledování

Per Hand eine Aufgabenliste in ein Notizbuch schreiben
  • Úkoly zapisovat: Jelikož jsou digitální, seznamy úkolů mají velkou popularitu. Co všechno musíte dělat? Které data jsou zapnuté? Zde máte vše v pořádku, samoorganizace uspěje jako sama! Pokud dáváte přednost analogové verzi, můžete samozřejmě také zapsat nejdůležitější úkoly dne. B. na tabuli.
  • Délka odhadů: Pouze ti, kteří vědí, jak dlouho trvá úkol, mohou odhadnout, kolik času budou strávit zbývajícími realitami na jiných úkolech v daný den / týden. Nastavte si (mezitím) termíny.

  • Naplánovat čas vyrovnávací paměti: Nemusí být na vás záviset, že časování nelze dodržet. Často se věci dostávají mezi ty, které předtím nebyly předvídatelné. Optimálně plánujete pouze 60% pracovního času a ponecháte 40% jako vyrovnávací paměť otevřenou od samého počátku.

  • Stanovení priorit rozhodnutí: Zde musíte realisticky posoudit, které úkoly mají přednost. Co je třeba udělat okamžitě? Co může čekat? Které úkoly můžete delegovat?
Personen arbeiten auf dem Fußboden
  • Následné kroky: Pokud se držíte před čtyřmi body předem, jste již něco dosáhli. Ale to je jen polovina bitvy! Po skončení práce byste měli zkontrolovat vlastní organizaci. Byly vaše hodnocení realistické? Kde to bylo a proč? Co můžete v blízké budoucnosti udělat lépe, aby vaše řízení času bylo realističtější?

Změna návyků v každodenním pracovním životě

Možná, při hodnocení vaší sebeorganizace, si uvědomíte, že by bylo lepší nejdříve naladit časování, které jste odhadli sami s ostatními, kteří jsou zodpovědní za úkoly? Pokud například pracujete s kreativami, mohou často lépe odhadnout, jak dlouho trvá úkol. Nebo si uvědomíte, že pracovní postupy ve vašem týmu by mohly být obecně lépe strukturované? Pak to řešit přímo a rozvíjet společné struktury, které jsou vhodné pro všechny z vás. Možná jste vždycky zjistili, že ztrácíte své zaměření na prioritizaci? Pak pracujte na tom! Připomínejte si znovu a znovu, když zjistíte, že menší úkoly vás udržují od skutečného úkolu.

To jsou jen pár příkladů! Možná najdete ve své organizaci zcela jiné "kritiky". To, že je identifikujete, je prvním krokem. Zeptejte se sami sebe, jak je můžete vylepšit a provést změnu, dokud se neujdou a nepřijdou samy.

Nástroje a triky pro zjištění vlastního chování

Pokud již používáte aplikaci Microsoft Outlook, máte již nejlepší rámec pro strukturovaný provoz a optimalizaci časového řízení. Protože Outlook může udělat mnohem víc, než jen poslat elektronickou poštu. Už používáte kalendář. Pamatujte si na nejdůležitější úkoly a schůzky. Znáte Lync? Můžete použít program integrovaný s aplikací Outlook jako výměnu telefonu, chat nebo online schůzky. Také je možné integrovat poznámku Evernote pro poznámky. Kromě toho existuje spousta nástrojů, jako je Todoist nebo Getting Things Done, které vám pomohou pochopit všechny vaše úkoly a lépe vás organizovat. Připomeňte si termíny a ujistěte se, že běžné pracovní postupy automaticky. Mohli byste mít také zájem o tyto nástroje plánování.