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Status Quo: la oficina sin papeles

Las encuestas en línea del Instituto Fraunhofer lo muestran en blanco y negro: el papel está perdiendo importancia en la oficina y la digitalización está en camino. Muchas actividades ya no requieren impresiones. La mayoría de los textos se crean en la computadora, el teléfono o la tableta. Durante muchos años hemos estado enviando muchos archivos digitalmente, en lugar de imprimirlos de A a B. El pronóstico: en 2048, apenas debería quedar papel en las empresas.

 

Esto tiene claras ventajas:

 

  • El ambiente dice ¡gracias!
  • Y también la billetera. Se usa menos papel, menos tóner y electricidad, ...
  • La comunicación se vuelve más directa, más fácil y más rápida.
  • Trabajar se vuelve más eficiente. En lugar de enviar algo de la computadora a la impresora y transmitir el material impreso, basta con hacer clic con el mouse.
  • Mantener las cosas simples es más fácil porque no hay suficiente papel alrededor. Los archivos se almacenan digitalmente, son fáciles de encontrar y accesibles desde cualquier lugar.
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Pero la realidad ...


¿Cómo es la realidad en una oficina promedio alemana? Hay poco que ver en la oficina sin papeles. Los gabinetes están alineados detrás de los escritorios llenos hasta el tope con facturas, contratos y otros documentos que deben conservarse. Montones de papel en los escritorios y en los compartimentos de almacenamiento, cuadernos completamente escritos ... Una condición que probablemente todos conozcan. Entonces, ¿la oficina sin papel es solo un sueño del futuro, o de hecho una ilusión que pronto se convertirá en realidad?

Ya hay una oficina sin papeles

 

Por ejemplo, la empresa de TI holandesa Decos deja en claro que desde 2011 ha renunciado casi por completo al papel. Por último, incluso el papel higiénico fue abolido y reemplazado por un enjuague con agua conocido en Asia. Para nosotros, los europeos, una idea bastante poco familiar ... Pero volvamos al tema: el único documento que recibe Decos, incluso por correo, llega una vez al año desde la oficina de impuestos. Las impresoras y las copiadoras ya no existen, todos los documentos se procesan digitalmente, se almacenan y se archivan. Para trabajar fácilmente desde casa o en la carretera, los datos y documentos se almacenan en servidores en la nube. Al decidir sobre socios comerciales y proveedores de servicios, es un requisito básico para Decos que todo se pueda ejecutar digitalmente.

 

Pero, ¿es realmente posible y útil adaptar un modelo de trabajo como prefiera? ¿Qué sentido tiene prohibir completamente el papel en la oficina?

Sin papel, muchos no quieren


En el curso de la digitalización, Alemania se está volviendo cada vez más digital. Gran parte de la documentación ya no es un problema hoy en día, ya que los documentos pueden ser creados en la computadora y transmitidos por correo electrónico con una firma digital. Si al principio todavía había críticas, si todo es realmente seguro, la tecnología está mucho mejor protegida contra ataques de hackers o similar que hace unos pocos años.

Sin embargo, en algunas áreas todavía nos resulta difícil no levantar un lápiz:

  • Las notas son un caso así. Muchas personas prefieren notas escritas en el cuaderno que escribieron en la reunión o simplemente prefieren la sensación del periódico. Esto probablemente seguirá así por ahora.
  • Las correcciones son más fáciles para muchos, véanlas en papel impreso.
  • Al intercambiar ideas, las buenas ideas se vuelven más rápidas, podemos escribirlas. Por supuesto, la pizarra o el rotafolio también ofrecen soluciones óptimas. Además, tanto la pizarra como el rotafolio son versátiles.

Hasta que la oficina sin papel se convierta en realidad, todavía hay un largo camino por recorrer. ¡En muchas áreas, ya tiene sentido prescindir del papel! En otras áreas, queda por ver cómo se pueden cambiar nuestros hábitos.