Titelbild Zwei Personen bei der Büroarbeit

Maîtriser le processus de travail grâce à l'auto-organisation

Cinq minutes à gauche. Quatre minutes Trois ... deux ... une minute. L'heure de fermeture! Mais tout comme vous éteignez votre ordinateur ou votre ordinateur portable, cela vous vient à l'esprit: vous avez oublié de répondre à un e-mail important. Ou est-ce que tout votre travail est accidentellement tombé au bord du chemin?

Si cela vous arrive plus souvent, vous devriez travailler sur votre auto-organisation! Ceci est similaire à l'apprentissage d'un instrument: devenir intelligent dans un livre ou en ligne n'est généralement pas suffisant. Afin de bien structurer vos processus de travail, vous avez besoin de certaines directives, vous devez les pratiquer, les interroger et les optimiser régulièrement.

Apprendre l'auto-organisation en 5 étapes

Une méthode populaire pour améliorer la gestion du temps s'appelle ALPINE. C'est une façon relativement simple mais très efficace de planifier votre routine quotidienne. Chaque lettre représente une action:

A = écrire des tâches
L = estimer la longueur
P = temps de tampon de planification
E = hiérarchiser les décisions
N = suivi

Per Hand eine Aufgabenliste in ein Notizbuch schreiben
  • Notez les tâches: tout simplement parce qu'elles sont numériques, les listes de choses à faire jouissent d'une grande popularité. Qu'est-ce que vous avez à faire tout? Quelles sont les dates? Ici vous avez tout en vue, l'auto-organisation réussit comme si elle était toute seule! Si vous préférez la version analogique, vous pouvez bien sûr également noter les tâches les plus importantes de la journée. B. sur le tableau blanc.
  • Durée d'estimation: seuls ceux qui savent combien de temps dure une tâche peuvent estimer combien de temps ils passeront à rester réalistes sur d'autres tâches ce jour-là. Fixez-vous des délais (intermédiaires).

  • Planning Buffer Time: Il ne doit pas être à vous que les horaires ne peuvent pas être conservés. Souvent, les choses se situent entre les deux, ce qui n'était pas prévisible auparavant. Idéalement, vous ne prévoyez que 60% de votre temps de travail et laissez 40% de votre temps libre dès le départ.

  • Prioriser les décisions: Vous devez évaluer de manière réaliste les tâches prioritaires. Qu'est-ce qui doit être fait immédiatement? Que peut attendre? Quelles tâches pouvez-vous déléguer?
Personen arbeiten auf dem Fußboden
  • Suivi: Si vous gardez les quatre points à l'avance, vous avez déjà réalisé quelque chose. Mais ce n'est que la moitié de la bataille! Après le travail, vous devriez vérifier votre auto-organisation. Vos évaluations étaient-elles réalistes? Où était-ce accroché et pourquoi? Que pouvez-vous faire de mieux dans un proche avenir pour que votre gestion du temps devienne plus réaliste?

Changer les habitudes dans la vie quotidienne

Peut-être que vous tombez dans l'évaluation de votre auto-organisation, qu'il serait préférable que le moment vous avez évalué votre propre, d'abord avec l'autre - pour les gestionnaires de tâches - air? Par exemple, si vous travaillez avec des créations, elles peuvent souvent mieux estimer la durée d'une tâche. Ou vous réalisez que les workflows de votre équipe peuvent généralement être mieux structurés? Puis adressez-vous directement et développez ensemble des structures qui conviennent à vous tous. Peut-être avez-vous toujours perdu votre intérêt pour la priorisation? Ensuite, travaillez dessus! Rappelez-vous encore et encore lorsque vous vous rendez compte que de plus petites tâches vous empêchent de réaliser la tâche.

Ce ne sont que quelques exemples! Peut-être trouvez-vous dans votre auto-organisation des "critiques" assez différentes. Que vous les identifiez est la première étape. Demandez-vous comment vous pouvez les améliorer et pratiquer le changement jusqu'à ce qu'ils s'assoient et viennent de leur propre gré.

Outils et astuces pour observer son propre comportement

Si vous utilisez déjà Microsoft Outlook, vous disposez déjà du meilleur cadre pour travailler de manière structurée et optimiser votre gestion du temps. Parce que Outlook peut faire beaucoup plus que simplement vous envoyer le courrier électronique. Vous utilisez déjà le calendrier. Souvenons-nous des tâches et des rendez-vous les plus importants. Connaissez-vous Lync? Vous pouvez utiliser le programme intégré avec Outlook comme remplacement de téléphone, pour le chat ou pour des réunions en ligne. Evernote pour les notes peut également être intégré. En outre, il existe de nombreux outils, tels que Todoist ou Getting Things Done, pour vous aider à comprendre toutes vos tâches et à mieux vous organiser. Rappelez-vous des délais et assurez-vous que les processus de travail réguliers automatiquement. Vous pourriez également être intéressé par ces outils de planification.