Titelbild Zwei Personen bei der Büroarbeit

Het werkproces beheersen door zelforganisatie

Nog vijf minuten. Vier minuten. Drie ... twee ... één minuut. Sluitingstijd! Maar net als u uw computer of laptop uitzet, komt het bij u op: u bent vergeten een belangrijk e-mailbericht te beantwoorden. Of is uw hele werk per ongeluk gevallen?

Als dit je vaker overkomt, moet je werken aan je zelforganisatie! Dit is vergelijkbaar met het leren van een instrument: slim zijn in een boek of online is meestal niet genoeg. Om je werkprocessen goed te structureren, heb je bepaalde richtlijnen nodig, moet je ze oefenen, regelmatig bevragen en optimaliseren.

Leer zelforganisatie in 5 stappen

Een populaire methode voor verbeterd tijdbeheer is ALPINE. Dit is een relatief eenvoudige maar zeer effectieve manier om je dagelijkse routine te plannen. Elke letter vertegenwoordigt een actie:

A = schrijf taken
L = schat de lengte
P = planningsbuffertijd
E = beslissingen prioriteren
N = follow-up

Per Hand eine Aufgabenliste in ein Notizbuch schreiben
  • Schrijf taken op: vanaf het moment dat ze digitaal zijn, genieten actielijsten grote populariteit. Wat moet je doen? Welke datums zijn er? Hier heb je alles in zicht, de zelforganisatie slaagt als vanzelf! Als u de voorkeur geeft aan de analoge versie, kunt u natuurlijk ook de belangrijkste taken van de dag noteren. B. op het whiteboard.
  • Geschatte lengte: alleen degenen die weten hoe lang een taak duurt, kunnen inschatten hoeveel tijd ze zullen besteden aan het realistisch blijven van andere taken die dag / week. Stel jezelf (tussentijdse) deadlines.

  • Tijdschema-buffertijd: het hoeft niet aan u te zijn dat aan de timing niet kan worden voldaan. Vaak komen dingen tussendoor, die voorheen niet te voorzien waren. Optimaal, u plant slechts 60% van uw werktijd en laat 40% als een buffer open vanaf het begin.

  • Beslissingen prioriteren: hier moet u realistisch beoordelen welke taken prioriteit hebben. Wat moet onmiddellijk worden gedaan? Wat kan wachten? Welke taken kun je delegeren?
Personen arbeiten auf dem Fußboden
  • Follow-up: als je van te voren vasthoudt aan de vier punten, heb je al iets bereikt. Maar dat is slechts de helft van de strijd! Na het werk zou je je zelforganisatie moeten controleren. Zijn uw beoordelingen realistisch? Waar was het verslaafd aan en waarom? Wat kunt u in de nabije toekomst beter doen, zodat uw time management realistischer wordt?

Veranderende gewoonten in het dagelijkse beroepsleven

Misschien, in de evaluatie van je zelforganisatie, besef je dat het beter zou zijn om timings die je zelf hebt geschat te synchroniseren met anderen die verantwoordelijk zijn voor de taken? Als u bijvoorbeeld met advertenties werkt, kunnen ze vaak beter inschatten hoelang een taak moet duren. Of realiseert u zich dat workflows in uw team over het algemeen beter gestructureerd kunnen zijn? Behandel dit dan direct en ontwikkel gemeenschappelijke structuren die geschikt zijn voor jullie allemaal. Misschien heb je altijd al je focus op prioriteiten verloren? Werk er dan aan! Herinner jezelf keer op keer wanneer je je realiseert dat kleinere taken je van de eigenlijke taak afhouden.

Dit zijn slechts een paar voorbeelden! Misschien vind je in je zelforganisatie hele andere 'kritieken'. Dat u hen identificeert, is de eerste stap. Vraag jezelf hoe je ze kunt verbeteren en oefen verandering tot ze uit eigen beweging zitten en komen.

Tools en trucs voor het observeren van het eigen gedrag

Als u Microsoft Outlook al gebruikt, hebt u al het beste framework om gestructureerd te werken en uw tijdsbeheer te optimaliseren. Omdat Outlook veel meer kan dan alleen u de e-mail sturen. U gebruikt de kalender al. Laten we de belangrijkste taken en afspraken onthouden. Ken je Lync? U kunt het programma dat is geïntegreerd met Outlook gebruiken als vervanging voor een telefoon, voor chatten of voor online vergaderingen. Ook Evernote voor notities kan worden geïntegreerd. Daarnaast zijn er tal van hulpmiddelen, zoals Todoist of Getting Things Done, om u te helpen al uw taken te begrijpen en u beter te organiseren. Herinner jezelf aan deadlines en zorg ervoor dat reguliere werkprocessen automatisch plaatsvinden. Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in deze planningshulpmiddelen.