leerer Schreibtisch

Status Quo: het papierloze kantoor

Online enquêtes van het Fraunhofer Institute tonen het in zwart-wit: papier verliest zijn belang op kantoor en digitalisering is onderweg. Voor veel activiteiten zijn geen afdrukken meer nodig. De meeste teksten worden gemaakt op de computer, op de telefoon of op de tablet. Al vele jaren verzenden we veel bestanden digitaal, in plaats van ze te laten afdrukken van A naar B. De prognose: tegen 2048 zou er nauwelijks nog papier in bedrijven overblijven.

 

Dit heeft duidelijke voordelen:

 

  • De omgeving zegt bedankt!
  • En ook de portemonnee. Er wordt minder papier gebruikt, minder toner en elektriciteit, ...
  • Communicatie wordt directer, gemakkelijker en sneller.
  • Werken wordt efficiënter. In plaats van iets van de computer naar de printer te sturen en het drukwerk door te geven, volstaat een muisklik.
  • Dingen eenvoudig houden is gemakkelijker omdat er niet genoeg papier rond is. Bestanden worden digitaal opgeslagen, zijn gemakkelijk te vinden en overal toegankelijk.
volle Schreibtische

Maar de realiteit ...


Hoe ziet de realiteit in een Duits gemiddeld kantoor er uit? Er is weinig te zien van het papierloze kantoor. Kasten staan ​​achter de bureaus opgesteld - tot de rand gevuld met rekeningen, contracten en andere documenten die moeten worden bijgehouden. Stapels papier op de bureaus en in de opbergvakken, volledig geschreven notitieboekjes ... Een toestand die waarschijnlijk iedereen kent. Dus is het papierloze kantoor slechts een droom van de toekomst, of inderdaad een wishful thinking die snel werkelijkheid kan worden?

Er is al een papierloos kantoor

 

Het Nederlandse IT-bedrijf Decos maakt bijvoorbeeld duidelijk dat het sinds 2011 bijna volledig van papier heeft afgezien. Ten slotte werd zelfs het toiletpapier afgeschaft en vervangen door een waterspoeling die bekend is uit Azië. Voor ons Europeanen een nogal onbekend idee ... Maar terug naar het onderwerp: het enige document dat Decos zelfs per post ontvangt, komt eenmaal per jaar van het belastingkantoor. Printers en kopieerapparaten bestaan ​​niet meer, alle documenten worden digitaal verwerkt, opgeslagen en gearchiveerd. Om gemakkelijk vanuit huis of onderweg te werken, worden de gegevens en documenten opgeslagen op servers in de cloud. Bij het kiezen van zakenpartners en serviceproviders is het een basisvoorwaarde voor Decos dat alles digitaal kan draaien.

 

Maar is het echt mogelijk en nuttig om zo'n werkmodel aan te passen als u wilt? Hoeveel zin heeft het om het papier volledig uit het kantoor te verbannen?

Zonder papier willen velen niet

 

In de loop van de digitalisering wordt Duitsland geleidelijk meer en meer digitaal. Veel papierwerk is tegenwoordig geen issue meer nu documenten op de computer kunnen worden aangemaakt en rechtsgeldig via e-mail kunnen worden verzonden met een digitale handtekening. Als er in het begin nog kritiek was, als alles echt veilig is, is de technologie veel beter beschermd tegen hackeraanvallen of iets vergelijkbaars dan een paar jaar geleden.

In sommige gebieden vinden we het echter nog steeds moeilijk om geen potlood op te halen:

  • Aantekeningen zijn zo'n geval. Veel mensen geven de voorkeur aan geschreven aantekeningen bij het schrift dat ze in de vergadering hebben geschreven of geven de voorkeur aan het gevoel van het papier. Waarschijnlijk zal dit voorlopig zo blijven.
  • Correcties zijn veel eenvoudiger, zie ze op bedrukt papier.
  • Bij brainstormen komen goede ideeën sneller, we kunnen ze opschrijven.Uiteraard bieden whiteboard of flipchart ook optimale oplossingen.Bovendien zijn zowel het whiteboard als de flipover veelzijdig.

Totdat het papierloze kantoor werkelijkheid wordt, is er nog een lange weg te gaan. In veel gebieden is het al logisch om zonder papier te doen! In andere gebieden valt nog te bezien hoe onze gewoonten veranderen.