Titelbild Zwei Personen bei der Büroarbeit

Opanowanie procesu pracy poprzez samoorganizację

Zostało pięć minut. Cztery minuty. Trzy ... dwie ... jedną minutę. czasu zamknięcia! Ale kiedy wyłączasz komputer lub laptopa, przychodzi ci do głowy: zapomniałeś odpowiedzieć na ważny e-mail. A może cała twoja praca przypadkowo spadła z drogi?

Jeśli zdarza się to częściej, powinieneś pracować nad swoją samoorganizacją! Jest to podobne do uczenia się instrumentu: zdobywanie mądrości w książce lub online zazwyczaj nie wystarcza. Aby dobrze uporządkować procesy pracy, potrzebujesz pewnych wytycznych, musisz je ćwiczyć, regularnie je kwestionować i optymalizować.

Naucz się samoorganizacji w 5 krokach

Popularną metodą poprawy zarządzania czasem jest ALPINE. Jest to stosunkowo prosty, ale bardzo skuteczny sposób zaplanowania codziennej rutyny. Każda litera reprezentuje akcję:

A = zadania do zapisu
L = oszacuj długość
P = czas buforowania harmonogramu
E = priorytetyzuj decyzje
N = kontynuacja

Per Hand eine Aufgabenliste in ein Notizbuch schreiben
  • Zapisz zadania: od kiedy są cyfrowe, lista zadań do wykonania cieszy się ogromną popularnością. Co musisz zrobić wszystko? Które daty są włączone? Tutaj masz wszystko na widoku, samoorganizacja się udaje, jakby sama w sobie! Jeśli wolisz wersję analogową, możesz oczywiście również zapisać najważniejsze zadania dnia. B. na tablicy. .
  • Długość szacunkowa: tylko ci, którzy wiedzą, jak długo trwa zadanie, mogą oszacować, ile czasu pozostaną realistyczne na inne zadania tego dnia / tygodnia. Ustal sobie (pośrednie) terminy.

  • Zaplanuj czas buforowania: nie musi być w gestii użytkownika, że ​​nie można dotrzymywać taktowania. Często dochodzi do rzeczy, które wcześniej nie były do ​​przewidzenia. Optymalnie, planujesz tylko 60% swojego czasu pracy i pozostawiasz 40% jako bufor otwarty od samego początku.

  • Ustal priorytety decyzji: Musisz realistycznie ocenić, które zadania mają priorytet. Co należy zrobić natychmiast? Co może poczekać? Jakie zadania możesz delegować?
Personen arbeiten auf dem Fußboden
  • Uzupełnienie: jeśli dotrzymasz czterech punktów z góry, już coś osiągnąłeś. Ale to tylko połowa sukcesu! Po pracy powinieneś sprawdzić swoją samoorganizację. Czy twoje oceny były realistyczne? Gdzie to się stało i dlaczego? Co możesz zrobić lepiej w najbliższej przyszłości, aby zarządzanie czasem stało się bardziej realistyczne?

Zmiana nawyków w codziennym życiu zawodowym

Być może w ocenie twojej samoorganizacji zdajesz sobie sprawę, że lepiej byłoby zsynchronizować czasy, które sam oszacowałeś z innymi, którzy są odpowiedzialni za zadania? Na przykład, jeśli pracujesz z kreacjami, często lepiej oszacować, jak długo trwa to zadanie. Czy zdajesz sobie sprawę, że przepływy pracy w twoim zespole mogą ogólnie być lepiej zorganizowane? Następnie zajmiemy się tym bezpośrednio i opracujemy wspólne struktury, które są odpowiednie dla was wszystkich. Może zawsze tracisz koncentrację na ustalaniu priorytetów? Potem popracuj nad tym! Przypomnij sobie ponownie, gdy zdasz sobie sprawę, że mniejsze zadania powstrzymują cię od rzeczywistego zadania.

To tylko kilka przykładów! Może znajdziesz w swojej samoorganizacji zupełnie inną "krytykę". To, że je identyfikujecie, jest pierwszym krokiem. Zadaj sobie pytanie, jak możesz je poprawić i przećwiczyć zmiany, dopóki nie usiądą i nie przyjdą z własnej inicjatywy.

Narzędzia i triki do obserwacji własnego zachowania

Jeśli korzystasz już z programu Microsoft Outlook, masz już najlepsze środowisko do pracy w uporządkowany sposób i optymalizacji zarządzania czasem. Ponieważ program Outlook może zrobić znacznie więcej, niż tylko wysłać pocztę elektroniczną. Korzystasz już z kalendarza. Pamiętajmy o najważniejszych zadaniach i spotkaniach. Czy znasz Lync? Możesz użyć programu zintegrowanego z Outlookiem jako zamiennika telefonu, do czatu lub do spotkań online. Również Evernote dla notatek może być zintegrowany. Ponadto istnieje wiele narzędzi, takich jak Todoist lub Getting Things Done, które pomogą Ci uchwycić wszystkie zadania i lepiej zorganizować. Przypomnij sobie terminy i upewnij się, że regularne procesy robocze przebiegają automatycznie. Możesz również być zainteresowany tymi narzędziami planowania.