leerer Schreibtisch

Status Quo: Biuro bez papieru

Ankiety internetowe Instytutu Fraunhofera pokazują to czarno na białym: papier traci na znaczeniu w biurze, a digitalizacja jest już w drodze. Wiele czynności nie wymaga już wydruków. Większość tekstów jest tworzona na komputerze, telefonie lub tablecie. Przez wiele lat wysyłaliśmy wiele plików w formie cyfrowej, zamiast drukować je od A do B. Prognozy: Do 2048 r. W firmach nie powinno być już papieru.

 

Ma to wyraźne zalety:

  • Środowisko mówi: dziękuję!
  • A także portfel. Mniej papieru, mniej tonera i elektryczności, ...
  • Komunikacja staje się bardziej bezpośrednia, łatwiejsza i szybsza.
  • Praca staje się bardziej wydajna. Zamiast wysyłać coś z komputera do drukarki i przekazywać druk, wystarczy kliknięcie myszą.
  • Utrzymywanie rzeczy prostych jest łatwiejsze, ponieważ nie ma wystarczającej ilości papieru. Pliki są przechowywane cyfrowo, są łatwe do znalezienia i dostępne z dowolnego miejsca.
volle Schreibtische

Ale rzeczywistość ...


Jak wygląda rzeczywistość w niemieckim biurze? Z biura bez papieru niewiele można zobaczyć. Szafki ustawiono w szeregu za biurkami - wypełnione po brzegi rachunkami, umowami i innymi dokumentami, które muszą być przechowywane. Stosy papieru na biurkach iw schowkach, w pełni napisane zeszyty ... Stan, który prawdopodobnie wszyscy wiedzą. Czy biuro bez papieru jest tylko marzeniem o przyszłości, a może życzeniem, które wkrótce może stać się rzeczywistością?

Jest już biuro bez papieru

 

Np. Holenderska firma informatyczna Decos wyjaśnia, że ​​od 2011 r. Prawie całkowicie zrezygnowała z papieru. Wreszcie, nawet papier toaletowy został zlikwidowany i zastąpiony wodą wypłukaną znaną z Azji. Dla nas Europejczyków raczej nieznana idea ... Ale wracając do tematu: Jedyny dokument, który otrzymuje Decos nawet pocztą, przychodzi raz w roku z urzędu podatkowego. Drukarki i kopiarki już nie istnieją, wszystkie dokumenty są przetwarzane cyfrowo, przechowywane i archiwizowane. Aby łatwo pracować w domu lub w podróży, dane i dokumenty są przechowywane na serwerach w chmurze. Decydując się na partnerach biznesowych i dostawcach usług, podstawowym wymogiem Decos jest, aby wszystko działało cyfrowo.

 

Ale czy naprawdę jest możliwe i przydatne dostosowanie takiego działającego modelu, jak chcesz? Jaki sens ma całkowite zakazanie papieru z biura?

Bez papieru wielu nie chce


W trakcie cyfryzacji Niemcy stopniowo stają się coraz bardziej cyfrowe. Wiele dokumentów nie jest już dziś problemem, ponieważ dokumenty można tworzyć na komputerze i przesyłać pocztą elektroniczną za pomocą cyfrowego podpisu. Jeśli na początku była jeszcze krytyka, jeśli wszystko jest naprawdę bezpieczne, technologia jest znacznie lepiej chroniona przed atakami hakerów lub podobnymi niż kilka lat temu.

Jednak w niektórych obszarach wciąż trudno jest nie odebrać ołówka:

  • Uwagi są takim przypadkiem. Wiele osób woli pisemne notatki od notatnika, który napisali na spotkaniu, lub po prostu preferuje styl papieru. Prawdopodobnie pozostanie to na razie.
  • Korekty są znacznie łatwiejsze, zobacz je na wydrukowanym papierze. 
  • Kiedy burza mózgów, dobre pomysły przychodzą szybciej, możemy je zapisać. Oczywiście tablica lub flipchart oferują również optymalne rozwiązania. Ponadto zarówno tablica, jak i flipchart są uniwersalne.

Dopóki biuro elektroniczne nie stanie się rzeczywistością, wciąż pozostaje jeszcze wiele do zrobienia. W wielu dziedzinach ma sens bez papieru! W innych obszarach dopiero się okaże, jak można zmienić nasze przyzwyczajenia.