Titelbild Zwei Personen bei der Büroarbeit

Освоение рабочего процесса посредством самоорганизации

Пять минут осталось. Четыре минуты. Три ... два ... одна минута. Время закрытия! Но как только вы выключаете свой компьютер или ноутбук, это приходит на ум: вы забыли ответить на важное письмо. Или вся ваша работа случайно упала на обочину?

Если это случается с вами чаще, вы должны работать над своей самоорганизацией! Это похоже на изучение инструмента: умение в книге или в Интернете обычно недостаточно. Чтобы структурировать ваши рабочие процессы, вам нужны определенные рекомендации, вы должны практиковать их, регулярно задавать вопросы и оптимизировать их.

Изучите самоорганизацию за 5 шагов

Популярным методом улучшения управления временем называется ALPINE. Это относительно простой, но очень эффективный способ планирования вашей повседневной жизни. Каждая буква представляет собой действие:

A = задачи записи
L = оценить длину
P = время буфера планирования
E = приоритетность решений
N = контроль

Per Hand eine Aufgabenliste in ein Notizbuch schreiben
  • Запишите задачи: С тех пор, как они являются цифровыми, списки дел пользуются большой популярностью. Что вам нужно делать? Какие даты? Здесь у вас есть все, что само по себе происходит, как само по себе! Если вы предпочитаете аналоговую версию, вы можете, конечно, также записать самые важные задачи дня. Б. на доске. .
  • Оценка длины: только те, кто знает, как долго длится задача, могут оценить, сколько времени они потратят, оставаясь реалистичными по другим задачам в день / неделю. Задайте себе (промежуточные) сроки.

  • Время буферирования расписания: вам не нужно, чтобы соблюдение таймингов не соблюдалось. Часто случаются вещи, которые раньше не предсказывались. Оптимально, вы планируете только 60% рабочего времени и оставляете 40% в качестве открытого буфера с самого начала.

  • Приоритетность решений: здесь вы должны реалистично оценить, какие задачи имеют приоритет. Что нужно сделать немедленно? Что можно ждать? Какие задачи вы можете делегировать?
Personen arbeiten auf dem Fußboden
  • Последующие действия: если вы придерживаетесь четырех пунктов заранее, вы уже что-то достигли. Но это только половина битвы! После работы вы должны проверить свою самоорганизацию. Были ли ваши оценки реалистичными? Где он был крючком и почему? Что вы можете сделать лучше в ближайшем будущем, чтобы ваше управление временем стало более реалистичным?

Изменение привычек в повседневной трудовой жизни

Возможно, при оценке вашей самоорганизации вы понимаете, что было бы лучше сначала настроить тайминги, которые вы оценили сами с другими, кто несет ответственность за задачи? Например, если вы работаете с объявлениями, они часто могут лучше оценить, как долго длится задача. Или вы понимаете, что рабочие процессы в вашей команде обычно лучше структурированы? Затем обратитесь к этому прямо и разработайте вместе структуры, которые подходят для всех вас. Может быть, вы всегда теряли ориентацию на приоритизацию? Тогда работайте над этим! Напомните себе снова и снова, когда вы заметите, что меньшие задачи не позволяют вам справиться с реальной задачей.

Это всего лишь несколько примеров! Возможно, вы находите в своей самоорганизации совершенно разные «критические замечания». То, что вы их идентифицируете, - это первый шаг. Спросите себя, как вы можете улучшить их и практиковать изменения, пока они не сядут и не станут сами по себе.

Инструменты и трюки для наблюдения за собственным поведением

Если вы уже используете Microsoft Outlook, у вас уже есть лучшая структура, которая будет работать структурированным образом и оптимизирует ваше управление временем. Потому что Outlook может сделать гораздо больше, чем просто отправить вам электронную почту. Вы уже используете календарь. Давайте вспомним самые важные задачи и встречи. Вы знаете Lync? Вы можете использовать программу, интегрированную с Outlook, в качестве замены телефона, для чата или для онлайн-встреч. Также можно интегрировать Evernote для заметок. Кроме того, есть множество инструментов, таких как Todoist или Getting Things Done, чтобы помочь вам понять все ваши задачи и организовать вас лучше. Напомните о сроках и убедитесь, что регулярные рабочие процессы автоматически. Вы также можете быть заинтересованы в этих инструментах планирования.